Nel tratto finale c'è la realizzazione del progetto che consentirà ai cittadini di accedere ai documenti pubblici con un clic.
Εsono le schede tecniche della gara attraverso le quali Ministero della Ricostruzione Amministrativa li aggiorna Centri di servizio per i cittadini (KEP), spostando il rapporto con gli enti pubblici nell'era digitale, in cui i certificati verranno rilasciati a distanza e tramite ricerca d'ufficio.
I relativi testi sono già stati approvati da Ministero della politica digitale, Telecomunicazioni e Informazione e la procedura di gara inizierà a marzo, in modo che l'attuazione del "KEP digitale" (eKEP) a partire dal 2019. I cinque obiettivi principali del progetto comprendono:
- L'ammodernamento del funzionamento del KEP sia per i dipendenti che per i cittadini/imprese, con l'introduzione della comunicazione digitale e delle procedure di elaborazione dei casi.
- L'introduzione delle procedure elettroniche di ricerca dei documenti d'ufficio.
- Aggiornare l'infrastruttura attraverso il loro trasferimento a G-Cloud, garantendone la fattibilità come sistema informativo autonomo. In questo modo si crea un unico ambiente di lavoro in tutti i KEP.
- La separazione di eKEP dal portale HERMES su cui si basa attualmente il funzionamento di KEP, garantendone così la fattibilità.
- La fornitura di una firma elettronica approvata da remoto.
I certificati richiesti dai cittadini saranno rilasciati a distanza e tramite ricerca d'ufficio
Il KEP è riuscito a trasformarsi in un'istituzione apprezzata dai cittadini, in quanto li ha liberati dalla caccia ai documenti di servizio in servizio. Oggi ci sono 1.064 uffici KEP in tutto il paese, che gestiscono circa 1.000 compiti diversi. Nel 2017 sono state trattate dal KEP un totale di 8.519.381 casi, ma il loro completamento ha richiesto la presenza fisica del cittadino nella domanda iniziale o, tra l'altro, se fossero stati richiesti documenti giustificativi aggiuntivi. Così, l'operazione di KEP ha iniziato a raggiungere i limiti delle sue possibilità, in quanto:
- La dotazione del sistema operativo HERMES - KEP è stata acquisita una decina di anni fa, crea molti problemi nel funzionamento quotidiano di KEP e aumenta il rischio di interruzione dei servizi.
- I 3.500 dipendenti di KEP utilizzano il KEP-BO (Back Office) situato nell'infrastruttura del Portale HERMES, per l'introduzione, il monitoraggio e la conclusione dei casi. Il trattamento per un numero limitato di procedure certificate è elettronico, cioè attraverso l'interoperabilità del Portale HERMES e del Sistema Informativo dell'ente che rilascia il documento (es. Comune).
Pertanto, il richiedente riceve il documento richiesto in loco senza requisiti significativi in termini di documenti giustificativi (es. carta d'identità, ricevuta PPC, ecc.). "La maggior parte delle procedure KEP certificate vengono elaborate fuori sistema, ovvero la domanda viene inoltrata all'organismo competente tramite fax certificati o tradizionalmente, ovvero il file fisico viene inoltrato tramite l'ufficio postale o il dipendente KEP", come indicato nella scheda tecnica. Il motivo principale di ciò è il fatto che mentre i dipendenti KEP sono muniti di certificati per la firma digitale dei documenti e potrebbero inviare le domande ei documenti giustificativi in formato elettronico, lo stesso non vale per gli organi competenti nel loro insieme.
I cinque sottoprogetti
I sottoprogetti in via di completa digitalizzazione di KEP, come descritti nelle schede tecniche, sono: 1) Nuovo sistema informativo "Digital KEP (eKEP), 2) Ufficio virtuale del dipendente KEP - Configurazione centrale dell'infrastruttura (Application & Virtualizzazione desktop), apparecchiature per dipendenti KEP (Thin Based Computing), 3) Servizi di acquisizione e rinnovo/eliminazione delle procedure KEP e 4) Fornitura di dispositivi di firma approvati (EPS). Il budget per le prime azioni del progetto è di 5 milioni di euro, attraverso NSRF.
Nel 2017, KEP ha trattato un totale di 8.519.381 casi. Per completarli era richiesta la presenza fisica del cittadino o nella domanda iniziale o soprattutto se erano richiesti documenti giustificativi aggiuntivi.
Invio unico di dati e documenti giustificativi
Con l'attuazione di queste fasi, l'istituzione di KEP passerà al livello operativo successivo. Cittadini e imprese non saranno più trafficanti di documenti per conto dello Stato. Il sistema disporrà di un potente registratore di azioni utente. Attraverso questo sistema, per tutti i documenti giustificativi che possono essere emessi elettronicamente, il cittadino non dovrà intraprendere alcuna azione, né in KEP, né nel Portale Nazionale di HERMES, né in alcun ente pubblico. Basterà quando presenterà la domanda per acconsentire alla loro ricerca d'ufficio.
“Compito difficile”, nell'ambito della Riforma e semplificazione delle procedure della Pubblica Amministrazione, caratterizza il KEP digitale del segretario generale del Ministero della Ricostruzione Amministrativa, Grigoris Theodorakis: “Con il digitale una volta sola), il che significa che le informazioni ei dati trasmessi alle autorità pubbliche non devono essere ripresentati. Cioè, i documenti giustificativi saranno presentati solo una volta e oltre che la Pubblica Amministrazione è obbligata da sola a richiederli e a fornirli quando vengono richiesti”.
Come rileva, "basta presentare la domanda (online o di persona) e subito il richiedente riceverà la risposta "vieni a prendere la patente" oppure "non puoi ottenere la patente per X motivi". Il Sig. Theodorakis ricorda inoltre che è stato avviato il rafforzamento di KEP attraverso l'ASEP con 152 nuovi dipendenti a tempo indeterminato.
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